La justification des comptes de tiers est une procédure comptable qui consiste à vérifier et à valider les soldes des comptes relatifs aux relations avec les tiers, c’est-à-dire les créanciers et les débiteurs de l’entreprise (par exemple, les clients et les fournisseurs). L’objectif est de s’assurer que les soldes des comptes sont exacts et reflètent fidèlement la situation financière de l’entreprise.
Principe
La justification des comptes de tiers repose sur l’idée de rapprocher les informations internes de l’entreprise (comme les factures émises ou reçues, les paiements, les avoirs, etc.) avec les informations externes (comme les relevés de comptes des clients ou des fournisseurs). Cela implique :
Vérification des soldes : Contrôler que les montants inscrits dans les comptes des tiers correspondent aux montants réellement dus par les clients (créances) ou aux montants que l’entreprise doit à ses fournisseurs (dettes).
Pointage des écritures : Comparer chaque facture, chaque paiement et chaque avoir avec les écritures comptables pour s’assurer qu’ils ont bien été enregistrés. Le but est de pointer les opérations de manière à pouvoir vérifier que toutes les transactions sont bien prises en compte.
Lettrage des comptes : Le lettrage consiste à associer les factures et les paiements correspondants pour s’assurer que les montants dus ont été réglés. Cela permet de vérifier la cohérence entre les dettes ou créances et les paiements effectués ou reçus.
Relances et confirmations : Pour les comptes clients et fournisseurs, il est parfois nécessaire de demander une confirmation du solde au tiers concerné pour s’assurer que les informations concordent. Cela se fait généralement par l’envoi de courriers de confirmation de solde.
Utilité de la justification des comptes de tiers
La justification des comptes de tiers est une étape essentielle pour plusieurs raisons :
Fiabilité des comptes : Elle permet de garantir la fiabilité et la sincérité des comptes de l’entreprise. En vérifiant les soldes, l’entreprise peut s’assurer que ses états financiers reflètent la réalité de ses créances et de ses dettes.
Préparation des états financiers : La justification des comptes est souvent réalisée en amont de la clôture annuelle des comptes. Elle permet de s’assurer que les créances et les dettes figurant au bilan sont correctes et de prévenir les erreurs comptables avant l’établissement du bilan et du compte de résultat.
Gestion de la trésorerie : Une bonne justification des comptes de tiers aide à mieux suivre les créances clients et les dettes fournisseurs, ce qui est crucial pour la gestion de la trésorerie. En identifiant rapidement les créances impayées, l’entreprise peut mettre en place des actions de relance pour améliorer ses flux de trésorerie.
Audit comptable : La justification des comptes de tiers est également importante pour faciliter les audits comptables, car les auditeurs vérifient souvent ces comptes pour s’assurer de la fiabilité des états financiers. Une justification bien menée réduit les risques de litiges avec les auditeurs et permet de gagner du temps lors des vérifications.
En résumé, la justification des comptes de tiers est une procédure clé pour garantir la transparence et la fiabilité des informations financières de l’entreprise, ce qui contribue à une meilleure gestion de sa trésorerie et à une préparation rigoureuse de ses états financiers.
Exemple
On vous remet le compte du client Julius. On vous demande
- lettrer les montants (factures, avoirs, paiements)
- de justifier le solde du compte
- de comptabiliser les éventuelles écritures nécessaires.
Compte avant lettrage
Compte après lettrage
- A = Le montant d’une facture correspond au montant d’un chèque (c’est le cas le plus simple).
- B – Le montant de plusieurs factures correspond au montant d’un chèque (c’est le cas d’un règlement global en fin de mois, par exemple).
- C = Le montant d’une facture correspond au montant de deux chèques (un règlement partiel + le solde).
- D = Le montant d’une facture diminué du montant d’un avoir correspond au montant d’un chèque.
Au terme du pointage, aucun chèque encaissé ne doit rester non pointé ou non expliqué. Normalement, le solde d’un compte client correspond à des factures non encore réglées en raison du délai de paiement accordé.
Tout autre raison (= anomalie) doit être justifiée pour être traitée.
Le compte, une fois lettré, se présentera comme ceci :
1- Un document (= facture ou chèque) existe, mais n’a pas été enregistré, par oubli, dans la comptabilité. II suffit de l’enregistrer.
2- Une facture d’un autre client a été enregistrée, par erreur, dans le compte du client Julius. Il faut rectifier l’enregistrement.
3- La facture et le chèque ne sont pas du même montant et la différence est minime. -> On peut décider de ne rien dire au client. Il faut solder cette différence.
