Le principe de la parie double
L’utilisation de ce principe va permettre au comptable de produire les deux documents dont nous venons de parler : le compte de résultat et le bilan.
Toute information justifiée par un document écrit (une facture, une pièce de caisse, un reçu, un récépissé, une lettre de change…) sera traduite en comptabilité par une inscription dans deux comptes au moins, fonctionnant en sens inverse.
Les sens de fonctionnement des comptes sont appelés DEBIT-CREDIT.
Le système comptable
Le système comptable utilise plusieurs outils pour enregistrer et suivre les transactions financières d’une entreprise. Les principaux éléments de ce système sont les journaux, la balance et le grand livre.
Les journaux :
- Les journaux sont des registres dans lesquels les transactions financières sont initialement enregistrées. Chaque type de transaction a son propre journal. Par exemple, il peut y avoir un journal des ventes, un journal des achats, un journal de trésorerie, etc.
- Chaque entrée dans un journal comprend des détails tels que la date de la transaction, la description de la transaction, les comptes affectés, et le montant de la transaction.
- Les journaux sont souvent organisés de manière chronologique, avec les transactions enregistrées dans l’ordre où elles se produisent.
La Balance
- La balance est un tableau récapitulatif qui répertorie tous les comptes utilisés dans le système comptable, ainsi que leurs soldes. Les soldes sont la somme des transactions enregistrées dans chaque compte.
- La balance est généralement divisée en deux colonnes : une pour les débits et une pour les crédits. Les comptes d’actif ont des soldes débiteurs, tandis que les comptes de passif et de capitaux propres ont des soldes créditeurs.
La balance permet de vérifier que les débits et les crédits sont équilibrés, ce qui est une condition préalable à l’exactitude des enregistrements comptables.
Le Grand Livre :
- Le grand livre est un registre détaillé de toutes les transactions enregistrées dans les journaux, organisées par compte. Chaque compte a sa propre page dans le grand livre.
- Pour chaque transaction enregistrée dans un journal, une entrée correspondante est effectuée dans le grand livre, indiquant le numéro de la transaction, la date, la description et le montant.
- Le grand livre fournit un aperçu complet de toutes les transactions affectant chaque compte, ce qui permet de suivre l’évolution des soldes de chaque compte au fil du temps.
En résumé,
les journaux sont utilisés pour enregistrer les transactions initiales, la balance récapitule les soldes des comptes, et le grand livre fournit un registre détaillé de toutes les transactions enregistrées dans chaque compte. Ces outils sont essentiels pour assurer la précision et la traçabilité des informations financières d’une entreprise.