Les frais professionnels
Il s’agit de rembourser le salarié de frais qu’il a engagé dans l’exercice de sa fonction.
Il est souvent difficile de faire la différence entre frais professionnels et avantages en nature : cela donne souvent lieu à des litiges entre salariés et employeurs.
Afin de faciliter l’approche, nous vous proposons de vous poser la question suivante :
Qui a engagé la dépense ?
Les frais professionnels peuvent être de différentes natures :
- Les frais de déplacement (restaurant, hôtel, transport)
- Les frais de restauration sur le lieu de travail ou hors de l’entreprise
Les frais de déplacement
Le remboursement des frais engagés par le salarié peut être réalisé :
- Soit sous la forme d’Allocations forfaitaires : dans ce cas, le salarié n’est pas obligé de fournir de justificatifs à son employeur (mission justifiée) ;
- Soit sous la forme de remboursement des Frais réels: ce remboursement ne peut se faire que sur présentation des justificatifs par le salarié.
Dans les deux cas, ces remboursements sont exonérés de cotisations sociales, et pourront figurer en bas du bulletin (en + avant le net à payer).
Attention : pour les dirigeants (PDG, DG, Gérant) le remboursement ne peut se faire que sur frais réels. En cas de versement d’une allocation forfaitaire à un dirigeant, cela correspondra à un complément de rémunération qui devra donc figurer dans le montant brut soumis à cotisations sociales.
Cas du salarié sédentaire contraint de prendre son repas sur son lieu de travail
Lorsque le salarié est contraint de prendre une collation ou un repas sur son lieu de travail en raison de conditions particulières d’organisation ou d’horaires de travail (travail en équipe, posté, continu, en horaire décalé, de nuit), l’indemnité de restauration versée ne sera pas soumise à cotisations.
L’indemnité forfaitaire (quel que soit le nom qui lui est donné) versée pour compenser ces frais supplémentaires est exonérée de cotisations dans la limite de 7.30 € en 2024.
Cliquez ici pour obtenir les montants actualisés
L'indemnité de petit déplacement
Salariés en déplacement contraints de prendre leur repas au restaurant
L’indemnité de repas versée au salarié en déplacement professionnel qui ne peut regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail est exonérée jusqu’à 20.70 € (en 2024) par repas dès lors que l’employeur démontre que le salarié est contraint de prendre son repas au restaurant.
Salariés en déplacement travaillant sur chantier
Lorsque le salarié est en déplacement hors des locaux de l’entreprise, que ses conditions de travail lui interdisent de regagner sa résidence ou son lieu de travail pour le repas, et qu’il n’est pas démontré que les circonstances ou les usages de la profession l’obligent à prendre ce repas au restaurant, l’employeur peut déduire l’indemnité destinée à compenser les dépenses supplémentaires de repas (appelée aussi prime de panier) dans la limite de 10,10 € (en 2024).
Le remboursement de frais de repas est exonéré de cotisations pour un salarié :
- en déplacement professionnel ou sur un chantier,
- ou contraint de prendre ses repas sur son lieu de travail en raison de sujétions particulières.
L’indemnisation des frais professionnels liés aux repas peut s’effectuer sous la forme d’allocations forfaitaires ou en fonction des dépenses réellement engagées par le salarié.
Retrouvez le barème à jour sur le lien :
https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/frais-professionnels/indemnite-de-petit-deplacement/repas.html
L'indemnité de grand déplacement
L’indemnité de grand déplacement est destinée à couvrir les dépenses supplémentaires de nourriture et de logement du salarié en déplacement professionnel.
Le grand déplacement est caractérisé par l’impossibilité pour un salarié de regagner chaque jour sa résidence du fait de ses conditions de travail.
L’empêchement est présumé lorsque deux conditions sont simultanément réunies :
- la distance lieu de résidence / lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km (trajet aller),
- les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller).
Lorsque ces conditions ne sont pas réunies, l’employeur peut démontrer que le salarié est effectivement empêché de regagner son domicile en fonction des circonstances de fait (horaires de travail, modes de transports…).
Attention : même si les critères sont remplis, les remboursements ne seront pas exonérés si le salarié a regagné son domicile.
Par exemple, si le salarié regagne en réalité son domicile chaque soir, ou que l’employeur lui met gratuitement à disposition un logement, les indemnités versées n’ont plus le caractère de frais professionnels. De fait, le salarié n’engage pas de frais supplémentaires. Les indemnités seront réintégrées dans la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale.
Barème 2024
Tableau de synthèse
Montants pour l’année 2024 :
Les frais de transport
Les frais de transport correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Selon les cas :
- utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles, frais de carburant, de stationnement…
- utilisation des transports en commun ou de services publics de location de vélos pour se rendre au travail…
ces frais peuvent être remboursés par l’employeur et exonérés de cotisations dans certaines limites et sous certaines conditions.
Utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles
Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, le remboursement effectué par l’employeur à partir du barème fiscal d’indemnités kilométriques est exonéré de cotisations.
Le barème kilométrique fiscal est fixé annuellement. Il couvre les véhicules de 3 à 7 CV. Ce plafonnement s’applique également en matière sociale.
A titre d’exemple voici le barème fiscal des indemnités kilométriques permet l’évaluation des frais de déplacement relatifs à l’utilisation d’un véhicule par les salariés optant pour le régime des frais réels déductibles. Ce barème est diffusé par un arrêté du 11 mars 2019.
Retrouvez le barème mis à jour pour tous les types de véhicules sur le lien ci-dessous :
https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/indemnites-kilometriques/voiture.html
Trajet domicile/lieu de travail
Deux modalités de prise en charge de ces frais sont possibles.
L’une est obligatoire :
L’employeur (de droit privé ou public) doit prendre en charge 50 % du prix des titres d’abonnements souscrits par ses salariés pour l’intégralité du trajet entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accompli au moyen de services de transports publics même si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation de ce trajet (train + bus par exemple). Sont également concernés les services publics de location de vélo.
L’autre est facultative :
Une prise en charge facultative par l’employeur sous forme de compensation versée aux salariés, des frais de carburant et d’alimentation des véhicules électriques qu’ils engagent pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail est instituée sous certaines conditions.
Si l’employeur (de droit privé ou de droit public) la met en place, elle doit profiter à l’ensemble des salariés selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail.
Elle doit être prévue par un accord collectif (s’il y a un délégué syndical désigné dans l’entreprise) ou une décision de l’employeur.
L’employeur peut également prendre en charge tout ou partie des frais de carburant liés à l’utilisation par un salarié de son véhicule pour se rendre sur son lieu de travail. Cette possibilité est facultative et soumise au respect de certaines conditions pour être assimilée à des frais professionnels.
NOUVELLES DISPOSITIONS
Afin d’encourager le recours à des transports plus propres pour les trajets domicile-travail, le « forfait mobilités durables » est entré en vigueur le 10 mai 2020. Dans le but d’améliorer le pouvoir d’achat, les plafonds d’exonération attachés à ce dispositif sont relevés à partir du 18 août 2022. C’est ce que prévoit la loi de finances rectificative pour 2022.
Dans la lignée de la loi mobilités, pour des transports quotidiens plus faciles, moins coûteux et plus propres, le décret du 9 mai 2020 a mis en place le « forfait mobilités durables », pour accompagner les salariés et les employeurs du privé. Les plafonds d’exonérations de cet avantage ont été relevés par la loi de finances rectificative pour 2022 du 16 août 2022.
Pour les employés, il s’agit de la prise en charge facultative par leur employeur de tout ou partie des frais de transports personnels entre le domicile et le lieu de travail (frais de carburant, frais engagés pour l’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène) jusqu’à 800 € par an (au lieu de 600 € par an). Cette prise en charge, pour les années 2022 et 2023, bénéficiera à l’ensemble des salariés et non plus aux seuls salariés utilisant leur véhicule pour se rendre sur leur lieu de travail.
Les moyens de transports concernés sont :
- les vélos et vélos à assistance électrique (personnel et en location) ;
- la voiture dans le cadre d’un covoiturage (en tant que conducteur ou passager) ;
- les engins de déplacement personnels, cyclomoteurs et motocyclettes en location ou en libre-service (comme les scooters et trottinettes électriques en « free floating ») ;
- les engins de déplacement personnel motorisés des particuliers (trottinettes, monoroues, gyropodes, skateboard, hoverboard…) ;
- l’autopartage avec des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogènes ;
- les transports en commun en dehors des frais d’abonnement.
Le forfait est exonéré d’impôt sur le revenu et de cotisations sociales dans la limite de :
- 700 € par personne et par an pour les années 2022 et 2023 (dont 400 € au maximum de frais de carburant) ;
- 800 € en cas de cumul du forfait mobilités durables et de la prise en charge par l’employeur de l’abonnement de transport en commun.
De plus, pour les années 2022 et 2023, les salariés utilisant leur véhicule personnel pour se rendre sur le lieu de travail verront la prise en charge de leurs frais de carburant ou d’alimentation de leur véhicule être cumulable avec la prise en charge obligatoire de 50 % du coût des abonnements aux transports publics.
Enfin, au titre des années 2022 et 2023, les exonérations fiscales et sociales applicables à la prise en charge obligatoire par l’employeur des frais de transport public des salariés seront étendues à la part facultative de ces frais au-delà de 50 %. Cette exonération s’appliquera dans la limite de 25 % du prix de ces titres d’abonnement, portant donc au total l’exonération à 75 % du prix des titres au maximum.